概述

应用文是人们在社会实践中逐步形成的，记载事务、传递信息、交流感情、办理事情，处理公务的工具。在我国，应用文有着悠久的历史。有了文字就有了书面体式的应用文。应用文是个大概念。公文、机关日常用文，以及人们在工作和生活中所产生的一些事务性文体，都属于应用文的范畴。不同的应用文体有着不同的特点和用途。本书上、下两篇，即“常用公文写作”和“日常应用文写作”，力求贴近基层残疾人工作者的实际，介绍相关常见、常用文体的一般写作知识和技巧。

一、党政机关公文写作与处理

本篇所介绍的公文，是指在党政机关及其部门单位之间，依据《党政机关公文处理工作条例》制作及运行的文字材料，俗称“红头文件”。

（一）什么是公文

公文，即公务文书的简称，属应用文的重要组成部分。《党政机关公文处理工作条例》在第一章总则第一条中的表述是：“为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。”《党政机关公文处理工作条例》内容丰富，对公文的概念、特点、作用、行文原则、种类、格式等作了明确。本章从基层残联组织的工作实际出发，仅介绍其中部分基础性的必备知识。

公文有明确的发文目的。公文只有因公务必须而制作。在实际工作中，凡是可以用电报、传真、微信、电话、电子邮件等手段处理的事务和解决的问题，一律不发公文。

公文有规范的发文范围。公文只有党政机关、党政机关的工作部门和直属机构、群众团体、社会组织等才能使用公文；一切非公务性质活动中形成的书面文字材料，均不属于公文。个人、个人与个人之间，均不得使用公文。

公文有固定的文面格式。公文应当按照《党政机关公文格式》所列项目和标准制作，任何机关、部门单位和个人不得随意创造和变更公文格式。公文的行文名称、行文体式、行文关系，和办理、管理等一系列相互关联、衔接的工作，必须严谨、规范、有序，不能找感觉、凭经验、按习惯，应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

公文有特定的作者。特定的作者，也是法定的作者。它指公文的作者必须是依法成立的机关、部门单位以及按法定程序产生的组织负责人。如：《某某省残疾人联合会关于在全省残联系统清理工作人员非规范持有残疾人证的决定》，就是以单位名义发布的公文。其作者是某某省残疾人联合会，不是某某省残疾人联合会的理事长，也不是按残联内部分工从事该公文起草或核稿者。

公文有法定的权威性。法定的权威体现在对公文主送对象的约束力上。公文的主送对象一定要履行职责，必须处理好上下左右的来文，充分发挥其作用。如：下级机关、部门单位来文请示，就要及时处理、答复；本级机关、部门单位有情况，就要适时向上级报告；上级机关、部门单位有部署，就要抓紧贯彻落实。各级残联组织，特别是基层残联，一定要从维护残疾人的权益出发，提高办事效率，用工作实际维护公文法定的权威性。

公文有高度的准确性。首先，文种选用必须准确。党政机关公文有15种，制发公文时，文种选用必须准确，不得随意：要防止原党的机关公文中现已废止文种的使用，如“指示”“条例”“规定”等；要防止将机关日常用文当作党政机关公文文种使用，如“计划”“总结”“会议记录”“简报”“调查报告”等；要防止“申请”“请示报告”之类的错误文种使用。其次，语言表达必须准确。公文语言要做到文如其事，恰如其分，讲究提法和分寸，要让人“看得清楚，听得明白”，特别要准确使用好近义词、模糊词语和结语。第三，公文格式和引用事例、数字、文件等必须准确。

公文有得体的行文方向。公文是根据党政机关、部门单位和组织系统、公文作者职权，与公文发送对象之间的隶属关系来确定的。公文的行文方向可分为上行文、平行文和下行文三种。上行文是指下级向上级党政机关、部门单位的行文，上行文有“请示”“报告”“意见”三种公文；平行文是指同级党政机关、部门单位或不相隶属党政机关、部门单位之间的行文，平行文主要有“函”“意见”“议案”；下行文是指上级党政机关、部门单位向下级发出的公文，这类公文主要有“决议”“决定”“命令”“公报”“公告”“通告”“意见”“通知”“通报”“批复”“纪要”。根据行文目的和要求，下行文又分逐级行文、多级行文和直达基层或群众的行文等。如：中国残联给省残联行文，为逐级行文；中国残联给县（市、区）以上残联行文，为多级行文；中国残联的公文通过媒体等形式让地方各级残联和广大民从知晓，为直达群众的行文。

（二）公文必须按规矩行文

党政机关、党政机关的工作部门和直属机构、群众团体、社会组织等，上下、平行之间，为实施决策、部署任务、组织领导、推动工作、协调事务、解决问题、请示批准、报告情况、请求帮助等行文，应讲究规矩，即按《党政机关公文处理工作条例》制作和处理。

一是根据本机关、本部门、本单位的隶属关系和职权范围确定行文关系。对上行文，应当主送给直接上级领导机关或业务指导部门单位，必要时也可同时抄送给有关机关、部门单位。如，乡（镇）政府是乡（镇）残联的直接领导机关、县（市、区）残联是乡（镇）残联的业务指导单位。乡（镇）残联对上行文，一般只有两种对象，即乡（镇）政府和县（市、区）残联。乡（镇）残联在给乡（镇）政府或县（市、区）残联行文时，如有必要可同时抄送给有关机关或部门、单位。如，某乡残联在给县残联所行的“请示”中，涉及到妇女儿童权益方面的内容，就有必要将此文抄送给乡妇联。又如，某乡残联欲在全乡范围内开展死亡残疾人证清理工作，给乡政府行了“请示”文。该“请示”因涉及到残疾人证管理等相关政策方面的内容，开展专项清理活动，有必要得到县残联的业务指导。为此，该公文理应抄送给县残联。

在对上行文中，特别要注意“请示”文种的制作和处理。“请示”应当一文一事。如，在《某某镇残联关于请县残联领导出席“点亮蓝灯 关爱共荣”第九个世界孤独症日活动的请示》中，不能出现请求县残联解决该活动经费等其它事项的内容。否则，不仅不利于领导出席活动的安排，也可能影响经费的正常解决。因为协调人员与会和解决经费问题的方式方法、路径有可能不同。

二是一般不得越级对上行文。一般不得越级“请示”“报告”，因特殊情况必须越级向上级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关、部门单位，以免造成直接上级机关、部门单位和领导工作上的被动，甚至扰乱正常的领导、指导、管理关系和工作秩序。如，乡（镇）残联不得越过镇政府径直向县（市、区）政府等上级领导机关请示、报告工作；乡（镇）残联不得越过县（市、区）残联径直向上级残联请示、报告工作。在实际工作中，乡（镇）残联如遇三类特殊情况，可以越级行文。第一，对多次请示直接上级（乡＜镇＞政府或县＜市、区＞残联）没有得到答复而又急需解决的问题；第二，回应非直接上级径直询问或交办的事项；第三，反映、告发直接上级（乡＜镇＞政府或县＜市、区＞残联）和领导的问题、错误等。这三种情况，第一种越级行文时，一般应同时抄送被越过的直接上级（乡＜镇＞政府或县＜市、区＞残联）；第二、三种情况下的越级行文，不必抄送被越过的直接上级。

三是同级单位必要时可以联合行文。《党政机关公文处理工作条例》规定，同级党政领导机关或党政军领导机关可以联合行文；同级党委、政府的职能部门单位可以联合行文；军队机关及其部门可以与地方党委、政府的相应机关、部门单位联合行文；上级政府的部门单位与下一级政府可以联合行文；党委、政府的部门与同级行使行政职能的事业单位、人民团体可以联合行文。据此类推，乡（镇）残联因确有必要，可以与同级的妇联、共青团等组织联合行文。如，《某A镇残疾人联合会 某A镇妇女联合会 共青团某A镇委员会关于开展系列助残活动的通知》。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。如，《某D区残联关于加强机关作风建设的通知》，属于残联本组织内的事务，不得与D区妇联或团委联合行文。联合行文时，发文标志可以并用联合发文机关（部门、单位）名称，也可以单独使用主办机关（部门、单位）名称；一般应当将主办机关（部门、单位）名称排列在前。如，一份公文，由残联会（主办）妇联、团委合行文，残联应该排列在发文标志的第一行。联合行文只标注主办机关（部门、单位）的发文字号。如，一份公文，由残联会（主办）妇联、团委联合行文，应该只标注残联的发文字号。联合行文的制作，一般由主办机关（部门、单位）起草并首先签署意见，协办机关（部门、单位）依次会签，通常不使用复印件会签。

（三）公文的种类和格式

党政机关公文种类的区分、用途的确定及格式的标注等，由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4 月16日印发、2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》规定。

1.公文种类

《党政机关公文处理工作条例》规定，公文种类主要有15种。

(1)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(2)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(3)命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

(4)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(5)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(6)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(7)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(8)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(9)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(10)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

(11)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(12)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(13)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(14)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项

(15)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

2.公文格式

公文的格式主要指公文的外观形式、版面结构安排及各种附加标记。现行《党政机关公文格式》适用于各级党政机关制发的公文，其他机关和单位的公文可以参照执行。本章仅介绍基层机关及组织的工作人员在制作公文时，必备的一般通用知识，相关文体格式的标注不在此表述。

（1）份号（NO）。份号也称编号，是指公文印制份数的顺序号。公文标注份号，是为了便于统计文件的份数、收发登记和控制管理。它由6位阿拉伯数字组成。如“000007”，表明该份公文的前面有6份。份号标注见（图2 公文首页版式）。“秘密”以上等级的公文，应当标注份号。

（2）密级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密期限。因基层机关及组织一般不制作此类公文，相关知识可参阅《中华人民共和国保守国家秘密法》和《党政机关公文格式》。其标注方法见（图2 公文首页版式）。

（3）紧急程度。这是对公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度分为“特急”和“加急”两种。其标注方法见（图2 公文首页版式）。

（4）发文机关（部门、单位）标志（或称版头、发文机关标识）。发文机关（部门、单位）标志由发文机关（部门、单位）全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“某A县残疾人联合会文件”“某A县残联文件”。如联合行文时，发文机关（部门、单位）标志可以并用联合发文机关（部门、单位）名称，如“某A镇残疾人联合会 某A镇妇女联合会 共青团某A镇委员会”；也可以单独用主办机关（部门、单位）名称，如“某A镇残疾人联合会”。其标注方法见（图2 公文首页版式、图3 联合行文公文首页版式1、图4 联合行文公文首页版式2）。

（5）发文字号。发文字号是公文的特殊标志，犹如一个人的字和号一样，是姓名的补充。标注发文字号，便于发文和收文双方分类登记和分送交办，便于公文的查找引用和检查处理，便于收文机关（部门、单位）与发文机关（部门、单位）之间的联系。发文字号由发文机关（部门、单位）代字、发文年度和发文顺序号三部分构成，缺一不可。机关（部门、单位）代字要选用反映本机关本质属性的代字，避免与相近机关（部门、单位）混淆不清。如，“苏残函”。“苏残”是江苏省残疾人联合会的“代字”、“函”是文种。发文年度应标注完整，不编虚位。发文顺序号以年度某一文种发文的先后顺序标注。发文字号标注见（图2 公文首页版式、图3 联合行文公文首页版式1、图4 联合行文公文首页版式2、图12 命令＜令＞格式首页版式）。

（6）签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人姓名标注见（图4 联合行文公文首页版式2）。乡（镇）残联在向乡（镇）政府、县（市、区）残联行文时，应当由残联的主要负责人签发。

（7）标题。标题是公文的眉目，揭示公文的内容和文种。公文标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成，俗称公文标题构成的三要素。如《某某镇残联关于请县残联领导出席“点亮蓝灯 关爱共荣”第九个世界孤独症日活动的请示》，发文单位名称是“某某镇残联”、事由是“请县残联领导出席‘点亮蓝灯 关爱共荣’第九个世界孤独症日活动”、文种是“请示”。标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题标注见（图2 公文首页版式、图3 联合行文公文首页版式1、图4 联合行文公文首页版式2）。

（8）主送机关（部门、单位）。主送机关（部门、单位）是指公文的主要受理机关（部门、单位），即收受、办理或执行公文的机关（部门、单位）。本书亦将“主送机关（部门、单位）”称为“主送对象”。主送机关（部门、单位）标注见（图2 公文首页版式、图3 联合行文公文首页版式1、图4 联合行文公文首页版式2）。一般说，主送机关（部门、单位）可以是一个，也可以是若干个。主送机关（部门、单位）应当使用全称或者规范化简称；同类型机关（部门、单位）可使用统称，如“各乡（镇）、街道残联”。

（9）正文。正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容，在主送机关（部门、单位）下方标注。正文要上接主送机关（部门、单位）、另起行、空两格开始标注，回行时顶格标注。不标主送机关（部门、单位）的公文，正文在标题下两行起标注，启行空两格。公文首页和用印之页要有一行以上的正文，见（图2 公文首页版式、图3 联合行文公文首页版式1、图4 联合行文公文首页版式2，图5 公文末页版式1、图6 公文末页版式2、图7 联合行文公文末页版式1、图8 联合行文公文末页版式2、图9 附件说明页版式）。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（10）附件说明。附件是某些公文的一个重要组成部分，即随文发送的文件、报表及其它有关材料等。公文附件标注见（图9 附件说明页版式）。乡（镇）、街道残联向上级机关或单位行文，附件往往以报表的形式居多。如，《某某镇残联关于请予安排本镇申评残疾等级人员评残的请示》的附件：“附：某某镇2016年第一季度申评残疾等级人员基本情况统计表”。

（11）发文机关（部门、单位）署名。署名表示公文制发机关（部门、单位）对公文负责。乡（镇）残联发文，都以残联名义署名。如，“某某镇残疾人联合会”。几个单位联合行文，应由各单位联合署名。如，“某A镇残疾人联合会 某A镇妇女联合会 共青团某A镇委员会”。署名标注见（图5 公文末页版式1、图6 公文末页版式2、图7 联合行文公文末页版式1、图8 联合行文公文末页版式2、图9 附件说明页版式）。凡有主送对象的公文必须有署名。署名应与该公文标志中的制发机关名称相一致。

（12）成文日期。公文成文日期表明其生效时间。公文成文日期以机关、部门单位负责人签发的时间为准；一份公文有几位负责人签发时，以最高职务负责人签发时间为准。联合行文，以会签日期或最后一个签发机关（部门、单位）负责人签发的日期为准。会议通过的公文以通过的时间为准。成文日期应完整标注出年、月、日。成文日期有两个标注位置：一是标题下居中标注，二是在发文机关（部门、单位）署名下一行标注，见（图5 公文末页版式1、图6 公文末页版式2、图7 联合行文公文末页版式1、图8 联合行文公文末页版式2、图9 附件说明页版式）。党政机关（部门、单位）公文的成文日期必须用阿拉伯数字标注。

（13）章印。印章是公文有效性的重要标志，也是证实公文具有实际效能的凭证。公文中有发文机关、部门单位署名的，应当加盖印章，并与署名相符（见图5 公文末页版式1）。联合上报的公文，可由主办机关、部门单位加盖印章；联合下发的公文，发文机关、部门单位都应当加盖印章，见（图7 联合行文公文末页版式1、图8 联合行文公文末页版式2）。

（14）附注。附注是指公文印发、传达范围等需要说明的事项。如，（此件可以公开张贴）。附注标注见（图5 公文末页版式1、图6 公文末页版式2、图7 联合行文公文末页版式1、图8 联合行文公文末页版式2、图9 附件说明页版式）。

（15）附件。附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。被转发、印发的公文不属于附件。如，《某某省残联关于印发残疾等级评定规范的通知》是为印发“残疾等级评定规范”而行的文，“残疾等级评定规范”不属于附件，是正文的部分。被转发、印发公文的发文机关、部门单位标志、抄送对象、印发日期等不再标注。

（16）抄送对象。抄送对象是指除主送对象外，需要执行或者知晓公文内容的其他机关、部门单位。抄送机关、部门单位标注见（图5 公文末页版式1、图6 公文末页版式2、图7 联合行文公文末页版式1、图8 联合行文公文末页版式2、图10 带附件公文末页版式）。

（17）印发机关（部门、单位）和印发日期。印发机关（部门、单位）和印发日期标注见（图5 公文末页版式1、图6 公文末页版式2、图7 联合行文公文末页版式1、图8 联合行文公文末页版式2、图10 带附件公文末页版式）。公文的印发日期不得早于成文日期。

党政机关公文的行文对象，只有“主送”和“抄送”，没有“抄报”。

（18）公文用纸。党政机关公文用纸采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm）。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文页码标注为单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。版头中的分隔线，指发文字号之下4ｍｍ处、居中所印一条与版心等宽的红色分隔线（见图1 A4型公文用纸页边及版心尺寸）。

（19）信函格式。发文机关标志使用发文机关（部门、单位）全称或者规范化简称，如“某某镇残疾人联合会”“某某镇残联”。其标注方法见（图11 信函格式首页版式）。

（20）纪要格式。纪要标志由制发机关（部门、单位）全称或规范化简称，+会议名称+“纪要”二字组成。纪要格式可以根据实际制定。通常“纪要”不标注标题、主送机关（部门、单位）、发文机关（部门、单位），不使用印章。

（四）公文有独特的语言

公文要充分发挥作用，只有借助于语言才能得以实现。离开了语言，便无公文可言。公文语言以实用为目的。因此，公文在语言材料、表现方法的选择上，有其自身要求，并形成了独特的风格。概括起来，公文语言的特点主要表现在四个方面：准确、得体、简洁、质朴。

1.准确

公文语言应当准确。公文语言的准确，包括用字、用词、用句，以及标点符号的标注。所谓公文语言的准确，就是确切无误地把公文作者所要表达的思想感情反映出来，使主送对象和读者能正确地理解把握。准确使用词语，要做到文如其事，恰如其分。

（1）要区分和使用好近义词。相关人员在起草、审核、签发公文时，要甄别、斟酌、琢磨，反复推敲近义词在范畴大小、程度深浅、份量轻重等各方面的细微区别。如，“残废”与“残疾”“残障”等，在使用时应当严加区分。

（2）要区分和使用好模糊词。公文，乃至于所有应用文体，用词、用语必须确定。否则，含混不清，模棱两可，主送对象和读者就有可能在领会公文精神实质时产生误解，在贯彻执行时无所适从，以致产生与行文目的不一致的后果。如， “基本上”“大体上”“普遍”“所有”“一定”“比较”“适当”等等，使用时必须以事物的实际数量、具体程度为根据。如：残疾人动态数据更新只完成一半，不能说“基本上完成”；助残活动多数人参加，不能说成“全部参加”。又如，“7岁以上残疾儿童”，应据环境用语，要让发文对象和读者准确把握是否包括“7岁残疾儿童”。

在实际工作中，无论是公文，还是机关日常用文，有些内容，容易理解，但不容易用文字表述得详尽具体。此时，适当合理、规范地使用模糊语言，就能达到用较少的文字表达较丰富的内容之目的。如：“山河镇党委、镇人民政府认真贯彻落实中央关于残疾人事业发展的方针政策，积极作为，主动作为，残疾人工作取得了显著成效。残疾人的收入持续增长，残疾人的居住环境得到明显改善，重度残疾人的生活保障基本到位，尊残、爱残、扶残、助残的社会风气在全镇逐步形成。”这段话里就使用了“显著成效”“持续增长”“明显改善”“基本到位”“逐步形成”等模糊词语。不过，在使用模糊词语时，要对客观实际作出恰当的估计，避免“失度”，造成不真、不实。同时，要防止一些在特定环境下让人听得明白，但不符合语法、句法、词法、字法的语言在公文中出现。如“爷爷小时候经常对我说”“我们去晒太阳”“他成才真不容易，全靠残疾的娘一把屎一把尿带大的”等。

（3）要规范使用好每一个字。一是要注意成语中的同音、近音、相似等字的使用。如，“旁征博引”容易写成“傍证博引”、“谈笑风生”容易写成“谈笑风声”、“竭泽而渔”容易写成“竭泽而鱼”等。二是要注意数字和量词的准确使用和搭配使用。如，数字“2”与“两”，要视语境而用，不能将“二级肢体残疾”表述为“两级肢体残疾”、将“十二”表述为“十两”、将“两口子”表述为“二口子”、将“二奶”表述为“两奶”、将“一副拐杖”表述为“一把拐杖”等。三是要注意连词的使用。如，“和”“与”“及”，三者尽管意思相近，但使用时应有讲究和区别。如，“小华的父亲和母亲都是残疾人”就不应表述为“小华的父亲及母亲都是残疾人”等。

（4）要准确引用好词语。制作公文，经常会碰到事例、数字、公文、群众语言等引用。如引用不准确，不仅其依据作用得不到发挥，相反，还会引起歧义，耽误工作。因此，引用时一定要反复核对查证，做到准确无误。一是引用数字时，要做到“分”“合”相符。如，“某镇有持证残疾人1260名。其中，视力残疾260人、听力残疾68人、语言残疾72人、肢体残疾360人、智力残疾160人、精神残疾230人、多重残疾92人、其他残疾68人。”各类残疾相加，多出了50人。二是引用公文内容时，要做到所引用的公文标题、文号等规范、齐全；凡确需引用不规范标题的公文时，应采取相应措施修正，确保让读者准确掌握所引用公文的制发机关（部门、单位）、事由和文种。三是引用他人语言时，要做到尊重原意，不添油加醋。

（5）要准确使用好人名、地名、时间、地点和通讯号码等。在标注人名时，要注意同音不同字的“姓”和“名”的区别，如“陈”与“成”“程”，“民”与“明”“鸣”，等。在标注地名时，特别要注意同城、同区域的相近读音店名、公共场所名称之间的区别，如“中山宾馆”与“钟山宾馆”“中山饭店”等；必要时，应当标注其门牌号码。在标注时间时，要注意年份的误差，在年底、年初时，谨防月、日准确而年份不变的现象，如将“2015年1月10日”写成“2014年1月10日”；必要时，应当标注周历，即“星期×”。在标注通讯号码时，要注意阿拉伯数字的数量和英文字母的大小书写。

2.得　　体

公文的语言既要准确地反映客观实际、达到行文目的，又要促使主送对象和读者与作者在心理上达成共鸣：或亲切温暖，或震慑警觉，或严肃郑重，或欢欣鼓舞等。这就是语言得体。公文的语言得体，还要求做到用句、用词、用字与文种匹配，句式完整、周密、严谨、简练。

（1）根据行文内容和目的使用得体词语。由于行文内容、目的不同，语体风格也就各不一样。就基层残联来说，常用的“通知”“批复”“纪要”等知照和批转类公文，就要谨慎郑重；“请示”“报告”“意见”“函”等公文，则宜平和婉曲。总之，无论是起草文稿，还是审核文稿和签发公文，理应在语言表达中注意体现上行文、平行文、下行文之间的区别：上行文不得使用“命令”“批复”“通知（指令性）”等文种语言；对下行文不得使用乞求性语言；平行文语言要体现协商意识，切不可用下行文语言。

（2）根据文种特点使用得体专用词语。公文文体的各部分都有些适用文体表达要求习惯的专用词语。在公文制作过程中，必须根据各文体的表达要求，准确、得体地运用与之相适应的专用词语，才能获得表意确切、语言简洁的效果。在用法上，专用词语要“专”，要区别不同的文种、不同的内容、不同的行文方式、不同的主送对象，让其各司其职，既不错用，也不乱用。否则，就会不伦不类，甚至还会闹出笑话。如，将请示的结语“如无不妥，请予批复”表述成“请务必批复”或“请切切批复”等。同时，切不可随意改变其组合结构和表述形式。如，“现转发你们，供参考”，不能表述为“现发给你们来了，自己看着办吧”；也不能把“如无不妥，请批转贯彻执行”，表述为“如果没有什么不对的，就批下去，让下面按文件精神做好了”等。

（3）根据时代特色使用得体词语。语言是一种社会现象，随着社会变迁，新的词汇和短语不断出现。一些固有词汇产生了新的词义；一些词语因过时或不文明等而被淘汰。如，“瞎子”“聋子”“残废人”等。在公文制作中，对体现新时代又具新思想、新观念、新道德水准的词语，要及时运用。如，“正能量”“残障人士”“居家养老”“社区康复”“精准帮扶”等等。当然，在使用新词语时，要注意不能把简单的概念复杂化，将平实的词语套上高深的“外衣”，即将新词语随便使用，或轻易地用来表达某一不同事物的意义。假若如此，自然也会影响到公文的正确理解和有效贯彻执行。因此，对新词语的使用，公文尤应慎重。

3.简　　洁

表达简洁，是一门高超的语言艺术。实践证明，公文语言，越短越有力；言简意赅，越能起到言已止而意未尽的效果。公文简单而得要，是公文主送对象和读者准确理解、把握和执行的需要；是信息化背景下，顾及阅读者时间和尊重他人生命的需要；是贯彻落实中共中央关于改进工作作风、密切联系群众八项规定的题中之意。作为基层残联组织，在起草文稿、审核文稿、签发公文中都应当做到、做好下列几点。

（1）从特定目的、对象出发，删去多余的话。如要求办一件事，就直接写其目的、办法措施和要求；一件事办完了，要总结，就直接写明办得如何，即有什么成绩和经验、存在问题和教训、今后打算和努力方向等，不需要叙述事情的过程，也不需要铺排环境、渲染气氛。公文的说理也与一般的文章不一样。它只需要表明观点、点破实质即可，而不必大段地旁征博引、多方论证，也不需展开争辩。如《某某镇残联关于请县残联领导出席“点亮蓝灯 关爱共荣”第九个世界孤独症日活动的请示》，正文主体只需要在说明开展活动的依据、目的的基础上，提出明确的请示事项即可，不必对自闭症的起因、症状、危害等作详细介绍。

简洁，除了表达方式简明扼要外，还必须在遣词炼句、反复修改上下功夫。无论是公文的起草者，还是核稿人，和签发公文的负责人，都要竭力将文中可有可无的字、句、段删去。在词语使用上要厉行节约，惜字如金，尽可能使用缩略语。如“教就”“维权”农疗“工疗”“残联”等等，这些约定俗成的词语，已被社会普遍认可，就可在公文中使用。但是，强调公文词语运用简洁，并不是说可以为简而简，或生造一些词语而不遵循汉语规范化原则，弄得苟简古奥，让人不知所云，甚至闹出笑话。如将“理事长”缩略为“理”，将“计划生育领导小组办公室”缩略为“计办”，将“男式牛皮棉鞋”缩略为“男牛皮鞋”等等。值得注意的是，在规范、庄重、严肃的公文中，应当使用全称。

（2）扫除一切套话、空话、废话。套话、空话、废话是指用很多文字传达很少的信息，甚至传达不了什么信息。如：“根据……部署或要求，按照……计划或安排，在什么领导下、指导下、关心下、帮助下、配合下、支持下；再如，“高度重视”“亲自过问”“积极应对”“全力支持”“坚决确保”等。公文是用来反映情况、指导工作、解决实际问题的，要以较少的语言，较短的篇幅，反映出丰富的内容，使主送对象和读者能以较少的时间，明白无误地了解其全部内容。为此，制作公文一定要着力做到简洁。如：批复，将行文依据和同意、或不同意、或部分同意、或部分不同意，以及所涉及的具体回复内容表达清楚即可，其它文字皆可视为多余；通知，将行文目的、依据、通知事项及具体要求等表达清楚即可，其它文字皆可视为多余。

（3）尽可能贴切地使用生动谚语。谚语之所以在民间广泛流传，就在于它短小、通俗而又有内容。如：毛泽东的“三个臭皮匠，凑成一个诸葛亮”；邓小平的“摸着石头过河”；胡锦涛的“不折腾”；习近平的“踏石留印，抓铁有痕”等等。这些语言就很好。几个字、十几个字，就抵得上一篇大文章。公文尽可能多地合理使用谚语，就可以达到语言精炼，文短而不贫的效果。

4.质　　朴

（1）公文语言的质朴。公文语言的质朴，具体体现在不晦涩艰深和堆砌华丽词藻，朴实无华；不用曲笔，直截了当，通俗易懂。但是，质朴并不等于白开水一杯，更不是粗制滥造，而是对语言精心锤炼的结果。“没有调查就没有发言权”。“不做正确的调查研究，同样没有发言权”。“调查就是解决问题”。“革命不是请客吃饭，不是做文章，不是绘画绣花，不能那样雅致，那样从容不迫，文质彬彬，那样温良恭俭让。革命是暴动，是一个阶级推翻一个阶级的暴力行动。”毛泽东主席的这些语言朴实、典雅，直来直去，获得了明快简洁的领悟效应。

（2）公文语言怎样才能质朴。公文的着力点应放在用平实、质朴的语言说明问题和讲清道理上。不得使用生僻难认的文字和华而不实、打官腔、刻意加工、过分修饰的语言。否则，必然会冲淡主题，影响行文效果。为使语言明白而通俗，文稿起草前，有关人员需对所述内容认真调查、分析、研究，准确掌握行文意图的实质；文稿起草中，以及审核和签发前，相关人员应当仔细推敲正文框架及所有句、词、字，不存疑惑，谨慎落笔。

群众语言，质朴自然，来自群众，被群众所接受。在公文中适当使用群众喜闻乐见、容易记牢的质朴语言，有利于公文贯彻落实。一是拟制公文前应对所涉及内容反复深入调查研究，吃透其精神实质。二是注意吸收让人感到新鲜、精彩、亲切的群众语言。三是避免将方言土语、俚语和描述性的语言作为群众语言在公文中使用。

准确、得体、简洁、质朴，是对公文文体乃至所有应用文体语言的总要求。它们之间是相互联系、相互映衬，不能截然分开的。否则，所行公文就不能称其为合格公文。

二、机关日常用文写作与处理

本篇所介绍的机关日常用文，是指党政机关及其部门单位，包括事业企业领导机构，在日常工作中经常制作和使用的几种常见文体，俗称“文字材料”。

（一）什么是机关日常用文

机关日常用文是各级各类机关、部门单位在履行职能、开展工作中，按一定程序写作并具相对统一体式的文体。机关日常用文针对性、应用性强。机关日常用文的常用文体主要有：

1.计划。计划主要用于机关、部门单位及各类机构对未来一段时期或今后一定时间内的工作谋划，并以书面体式体现出来。计划是机关日常用文，可以用于上报和下发，但不能单独行文。计划向上级机关、部门单位报备时，应归报告，即在计划正文前应有一份报告。如，《辽阳市残疾人联合会关于报送2017年残疾人工作要点的报告》；计划向下级机关、部门单位印发时，应归通知，即在计划正文前应有一份通知。如，《辽阳市残疾人联合会关于印发2017年残疾人工作要点的通知》。

2.总结。总结是机关、部门单位及各类机构，对过去一段时期、一定时间内开展的工作或完成的工作任务，在调研、梳理、分析的基础上，总结取得的成效，特别是从中找出成绩取得的经验和做法、发现存在的问题并剖析其主客观原因，为今后类似工作开展积累经验。

3.讲话稿。讲话稿是各级各类机关、部门单位负责同志在出席上级机关、部门单位召开的会议上，在本级机关、部门单位组织召开的会议上，在参加下级机关、部门单位召开的会议上，在参加其他的会议上，所作的发言文稿或根据发言而整理的文稿。讲话稿，可以作为会议文件在会前或会议上发给与会人员；会后发给下级机关、部门单位或其他各有关方面，讲话稿前应有印发性通知，并提出相应的贯彻性要求。

4.调查报告。调查报告是反映调查研究成果的一种文体。调查研究是机关、部门单位工作人员辅助决策、起草文稿、推动促进工作、发现和树立典型、检查督促等工作的基本功。调查报告不同于党政机关公文中的报告，不是上行文。调查报告不得单独行文，可以通过印发、转发的形式让下级机关、部门单位共享调研成果，也可采用上报的形式让上级机关、部门单位了解调查研究的相关内容，以期得到相关指导。

机关日常用文还有情况汇报、简报、述职报告等。

（二）写作机关日常用文必须熟悉机关日常工作

机关大小不一、职能各异、性质有别，但日常工作的内容大体一致。机关日常工作是相对于中心工作和专业性工作而言的经常性事务工作，兼有秘书工作性质。机关日常工作与各具体业务工作有着密切的联系。机关日常工作是每一个机关、部门单位工作人员履职内容的一部分。机关日常工作具有政策性、广泛性、现实性、事务性和服务性等鲜明特点。机关日常工作的质量直接影响到机关、部门单位的决策水平、执行力和工作效率，影响到机关、部门单位在人民群众心目中的地位和声誉。

做好机关日常工作，必须严格执行党的路线方针政策，国家的法律、法规，本机关依法、依纪制定的各项规章和制度；必须具有熟练的机关工作技能，掌握本级机关职能及其运行机制；必须具有一丝不苟，任劳任怨，不图虚名，甘当配角的敬业精神和工作态度；必须具有“权为民所用、情为民所系、利为民所谋”的正确权力观、地位观和利益观。

熟练掌握机关日常用文写作处理技能，与精通党政机关公文写作处理一样，都是胜任机关工作角色、履行岗位职责、圆满完成业务工作任务的基本素养，也是熟悉机关日常工作的题中之意。

（三）机关日常用文必须依规有序运行

机关、部门单位应当建立健全科学的运行机制和制度，确保各项工作开展规范、有序、高效，充分体现统筹、协调、配合、主动、默契的素养和水平。写作处理机关日常用文与党政机关公文一样，是履行职能不可忽视和缺失的重要内容，同样，必须建立健全严格的运行机制和相关制度。

机关日常用文写作是一个过程，包括领会写作意图、起草、修改、审核等。

领会写作意图十分重要。日常用文一旦生效，将会产生相应的行政、法律效果。如，计划，相关机关、部门单位要贯彻执行，或作为制定自身计划的依据；又如，讲话稿，与会人员要在理解把握其精神的基础上，抓好落实；再如，调查报告，自然要成为出台文件和实施决策的重要依据。因此，日常用文的起草必须准确理解把握国家法律法规和党的路线方针政策，完整领会、准确体现机关、部门单位的领导意图，并同现行有关公文相衔接。这既是整个机关日常用文写作处理程序中的核心环节，也是保证机关日常用文价值实现的核心环节。

机关日常用文的起草，是指拟稿人在领会写作意图的前提下，根据腹稿草拟成初始稿件，经反复修改、讨论形成送审稿的整个过程。相对整个机关日常用文写作处理程序来讲，起草是一个环节，但就其本身而言，又是一个包含多项内容变迁的过程。日常用文起草过程中，产生的主要文稿有：

1.草稿。草稿是起草者根据腹稿草拟成文的初始稿件，一般从形式到内容都还比较草率、粗糙，只供讨论、修改和审核使用。一般文稿需多次修改，会留下多个版本的草稿。通常讲，此类草稿没有多少保存价值。所以，定稿产生以后，历次草稿即可销毁，不须立卷归档。但作为从事机关工作的年轻人，特别是文稿起草经验尚不丰富、或对新任领导文风特色尚不掌握的人员，有必要对一些重要文稿的历次草稿加以研究，从中找出规律，学习经验、吸取教训。

2.征求意见稿。某些重要日常用文，如领导同志在生要会议上的讲话稿，文稿起草之后，需要多方面征求意见。文稿起草者往往将草稿打印成若干份，发送给各有关方面或有关会议的与会人员，以方便讨论和征求意见、建议，这就形成了征求意见稿。征求意见稿，尽管是打印件，但本质上仍是草稿，不具有正式文稿的特性。文稿起草者要参加就草稿内容进行的讨论，注意收集各方意见、建议，并加以研究，最大限度地吸纳反映行文目的的内容。

3.修改稿，也叫修正稿。修改稿是根据各方面提出的意见和建议，对征求意见稿进行修改之后形成的文稿。有的重要文稿可能要经过多次讨论修改，从而形成多次修改稿。修改稿相对于征求意见稿来说，要成熟一些，但仍属于未定稿。

4.定稿。定稿指已经审定或会议正式讨论通过的最后完成稿。定稿，标志着文稿全部酝酿时期的结束，最大限度地体现了机关、部门单位领导或领导集体的思想成果。相对草稿、征求意见稿、修改稿等而言，定稿是制作正式日常用文的标准稿本。定稿是制作、校订和考核正式文本的唯一依据，机关、部门单位负责同志在定稿上作的批示，包括修改内容，应留底备查，不能随便销毁。定稿应由主办日常用文的机关、部门单位的办公厅（室）或有关内设机构归档。

机关日常用文起草应当做到下列几点：

1.精心构思。

构思是文稿拟制中的关键程序，是起草者思想认识深化的过程，也是对写作意图消化并使之具体化的过程。首先，要定主题。主题是文稿的中心思想、主旨或总观点，是灵魂。确定主题，首先要做到集中单一。主题集中单一，可以使重点突出，有利于工作开展和问题解决。机关日常用文的主题不得隐蔽含蕴，模棱两可，要明白显露，开门见山，旗帜鲜明地亮出作者的观点及态度。其次，要构框架。主题确定之后，起草者就要按事物的内部联系和发展规律，对文稿的内容和形式作合理安排，也就是构建正文框架。构建正文框架，要讲究条理，注意层次和段落分明。具体地说，就是正文分几个层次，每一个层次里又分几个段落，层次与层次之间，段落与段落之间，发生什么逻辑联系，用文字或图表反映出来。这也就是人们平时所说的列提纲。构建框架要做到层次紧扣主旨，段落紧扣层次的要求；内容上下组合和谐，左右衔接连贯，并统一在一个整体里。构建正文框架，要注意不同文种之间的区别。三是，要选材料。文稿起草要充分占有材料。起草文稿所需要的材料主要有正面的和反面的、点上的和面上的、具体的和概括的、典型的和一般的、直接的和间接的、现实的和历史的。文稿起草者要对占有的材料进行严格选择。选择材料要有正确的立场和观点、正确的思想方法和科学分析态度，要围绕主题选择典型的、真实的、准确的、新颖的和生动的材料。

2.认真拟写。在精心构思的基础上，文稿起草者可按照所构建的框架，充分运用所占有的得体材料，胸有成竹地起草。文稿起草要特别注意内容符合党的路线、方针、政策，符合国家的法律、法规，符合上级相关文件精神和有关规定，完整、准确地体现机关、部门单位负责人或领导集体的意图，全面、客观地反映实际情况，实事求是地提出解决问题的举措。文稿起草要掌握好主题表达的角度和分寸，文字贵用直言，忌用曲笔，注意表述得体，切实符合本级机关、部门单位所处的地位，以增强说服力。重要文稿的起草，要深入调查研究，针对所提政策举措和办法进行论证，广泛听取意见。

3.反复修改。起草一份机关日常用文，从立意、构思、列提纲到起草成初稿，往往需要反复琢磨、仔细推敲。这实际上是一个不断修改的过程。文稿草稿完成之后，一般都还比较粗糙，仍需反复修改，特别是重要会议的讲话稿，还要经过会议讨论修改。为此，修改的范围涉及到观点、材料、结构、语言、标点符号和格式规范等。修改时，要对文稿中的每一个标点、每一个字、每一个词、每一句话符号和格式要素进行质疑、推敲，特别是对一些习惯性表述要斟酌。文稿起草者应抱着认真负责的态度，高标准、严要求地进行修改。除了自己动手修改以外，有时还需要虚心向别人请教，请求帮助修改。文稿起草者对文稿中所涉及自己不太熟悉的情况和业务，或者自己没有十分把握的材料，一定要虚心请教熟悉情况、懂得业务的人员。文稿起草者在不影响公文保密的情况下，可以请他人帮助直接修改文稿，也可以征求他人意见后自己修改。

文稿起草者要争取机关、部门单位负责人和相关地区或者部门单位的支持、配合，力求在内容和文字的表述等方面达成一致意见。凡以机关、部门单位名义出现的日常用文，文稿不论是由机关、部门单位起草，还是由其内设机构起草，当作为上报性或印发性公文的一部分内容出现时，应与公文文稿一起经办公厅（室）审核后，才可送机关、部门单位负责人签发。

总之，机关日常用文的写作处理，一定要依照有关规定运行。这也是确保机关日常用文优质、高效、保密的前提和必须。